Una herramienta de reservas en línea proporciona una manera eficaz para que las compañías monitoreen el gasto de viajes y promuevan el comportamiento apropiado de viajes. Además, estas herramientas ofrecen cargos por transacciones que son entre un 30 y un 50 por ciento más bajos que los cargos por transacciones para efectuar reservas a través del centro de llamadas de una agencia.
Típicamente, las organizaciones seleccionan una herramienta de reservas en línea provista por su agencia de viajes o seleccionan a un tercero proveedor de software. Una vez implementada, debido al potencial de ahorros, las compañías apuntan a lograr un alto porcentaje de las reservas de viajes elegibles efectuado en línea. Las compañías toman una variedad de enfoques para aumentar el cumplimiento con la herramienta de reservas en línea, incluida la comunicación de los beneficios del uso de la herramienta, capacitando a usuarios clave en el uso de ésta, ofreciendo incentivos para efectuar reservas con la herramienta e identificando el no cumplimiento.
Las organizaciones aprovechan muchas de las funciones que ofrecen las herramientas de reservas en línea. Las herramientas apoyan el establecimiento de perfiles de viajeros, lo cual permite que las organizaciones definan controles aplicables a las necesidades de viajes de los empleados. Asimismo, la herramienta de reservas en línea permite las aprobaciones previo a viajes y puede ser utilizada para monitorear el cumplimiento con los proveedores preferenciales.
La incorporación de tarjetas corporativas en las herramientas de reservas en línea mejora aún más la capacidad de una compañía de aumentar el cumplimiento con las políticas de viajes. Asimismo, los datos de las reservas de viajes con tarjeta corporativa pueden integrarse con las herramientas de informes de gastos y pre-poblar éstos en forma automática para agilizar el proceso de conciliación de los gastos de viajes.
Beneficios
- Control y Cumplimiento – Las herramientas de reservas en línea proporcionan la capacidad de recomendar proveedores específicos de viajes y/o itinerarios de menor costo. La comunicación de estas opciones resulta en un aumento de los viajes con proveedores preferenciales y en el cumplimiento con las políticas de viajes.
- Ahorros en los Costos y Eficiencias en los Procesos – Existe un cargo reducido por transacciones para viajes reservados con la herramienta de reservas en línea. Además, a menudo, los empleados seleccionan la tarifa de menor costo cuando se presentan todas las opciones a través de la herramienta en línea.
- Visibilidad en el Gasto - La herramienta de reservas en línea proporciona informes más completos con respecto al gasto en viajes, ya que permite que las empresas identifiquen compras de viajes que no cumplen con las políticas o que no fueron efectuadas a través de la herramienta o la agencia de viajes preferencial.
- Satisfacción de los Usuarios – La herramienta en línea proporciona un método sencillo y amigable para el usuario para la reserva de viajes por parte de los empleados. La capacidad para efectuar reservas de viajes a su conveniencia y de seleccionar de una variedad de opciones mejora la experiencia general de los viajeros.